Разное

Когда для приемки материалов нужна комиссия?

05.07.2017

В каком порядке организация принимает материалы, сырье, полуфабрикаты, оборудование (далее - материалы), используемые в производстве, зависит от их специфики и объема поставок. Если в процессе приемки выявляются недостатки материалов по количеству и качеству, бывает целесообразно принимать решение - либо о приемке, либо об отказе в ней - коллегиально. И в этом случае без комиссии по приемке товаров по количеству и качеству (далее - комиссия) не обойтись.

Когда комиссия нужна и какая

Законодательство не обязывает производственную организацию создавать для приемки материалов комиссию <1>. Такое решение организация выносит самостоятельно. Оно будет вполне обоснованным, например, в следующих случаях:
- если в приемке необходимо участие специалистов разного профиля;
- если принимаются материалы высокой стоимости или технически сложное оборудование.

Предварительно надо определить:

1) период, на который создается комиссия. Комиссия может быть как постоянно действующей, так и временной. Временная комиссия создается:
- на определенный срок (например, на календарный год);
- для приемки конкретной партии материалов.

Полагаем, чтобы обеспечить оперативную приемку, предпочтение нужно отдать постоянно действующей комиссии;

2) ее количественный состав. В законодательстве нет ограничений по численности работников, входящих в комиссию. Руководитель принимает решение самостоятельно. Определяясь с этим вопросом, целесообразно учитывать структуру и общую численность работников производственной организации. Полагаем, чтобы принятое решение было объективным, в комиссию должно входить не менее трех человек;

Не рекомендуем включать в постоянно действующую комиссию большое количество работников. Обеспечить присутствие всех лиц порой бывает сложно. А подтвердить недостатки материалов, как правило, можно только актом приемки товара по количеству и качеству (далее - акт приемки), который подписывают все члены комиссии <2>.

3) качественный состав комиссии. В нее следует включить:
- председателя. Им можно назначить, например, начальника отдела снабжения производственной организации;
- как минимум двух членов. К примеру, материально ответственное лицо, которое принимает поставляемые материалы в рамках должностных обязанностей (кладовщик, завскладом и т.д.), и юрисконсульта, задача которого - обеспечить соблюдение порядка приемки, правильно составить акт приемки.

Как создать комиссию

Для создания комиссии руководитель производственной организации издает распорядительный документ - приказ или распоряжение. На практике, как правило, оформляется приказ <3>.

Такой документ затрагивает вопросы материального обеспечения производственной организации. Поэтому его можно отнести к приказам по основной деятельности <4>. Хранить такой приказ в производственной организации (за исключением некоторых государственных) надо постоянно <5>.

Приказ о создании комиссии, как правило, включает две части <6>:
1) констатирующую - указывается цель создания комиссии;
2) распорядительную - заносится информация о составе комиссии.

Пример формулировки приказа о создании комиссии
<...>
Чтобы обеспечить приемку поступающих в ООО “Производитель-люкс” товаров в соответствии с Положением о приемке товаров по количеству и качеству, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 03.09.2008 N 1290,
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Создать постоянно действующую комиссию по приемке товаров по количеству и качеству (далее - комиссия).

2. Сформировать комиссию в следующем составе:
Председатель комиссии
начальник отдела снабжения Филатов И.И.

Члены комиссии:
кладовщик Марков О.Д.

юрисконсульт Степанова Е.П.

3. Комиссия проверяет выполнение продавцом обязательств по поставке товаров в количестве и качестве, соответствующих условиям договора; сведениям, указанным в товаросопроводительных и транспортных документах, технических нормативных правовых актах.

<...>

Производственной организации рекомендуется предусмотреть возможность замещения членов комиссии в случае их отсутствия другими лицами. Например, в приказе можно указать Ф.И.О. и должность работника, замещающего члена комиссии. Изменить состав комиссии на продолжительный срок можно внесением изменений в приказ.

Как работает комиссия

Порядок работы комиссии и полномочия ее членов можно определить в локальном нормативном правовом акте (ЛНПА) - Положении о комиссии.

В частности, в нем целесообразно закрепить:
1) общие положения о комиссии (цели ее создания, функции комиссии);
2) порядок организации деятельности. В том числе установить:
- каким способом комиссия принимает решения. Например, открытым голосованием, простым большинством голосов;
- какие действия предпринимает, если будет выявлено несоответствие материалов по количеству и качеству договору, товаросопроводительным, транспортным документам, техническим нормативным правовым актам.

Пример формулировки
При выявлении недостачи, несоответствия качества, маркировки товара, тары или упаковки предусмотренным требованиям кладовщик обеспечивает сохранность товара, предотвращает дальнейшее ухудшение его качества и смешение с иным товаром; юрисконсульт в случае необходимости направляет продавцу уведомление о вызове его представителя в установленные сроки.

По общему правилу в процессе приемки материалов по количеству и качеству комиссия должна соблюдать требования, закрепленные Положением о приемке товаров. Поскольку порядок приемки может быть изменен соглашением сторон, комиссия должна также изучить условия договоров, на основании которых поставляются материалы. И, кроме того, ознакомиться с иными сведениями о качестве и (или) количестве таких материалов и с документами, в которых есть подобная информация <7>.

Ознакомление всех лиц, проводящих приемку, целесообразно зафиксировать письменно. Например, можно предложить им подписать единый документ, содержащий перечень документов (сведений) о качестве и количестве поставляемых материалов. Аналогичную информацию можно указать в акте приемки.

Результаты приемки материалов с недостатками по количеству и качеству отражают в акте приемки. При его оформлении соблюдают определенные правила. В частности:
- в акт заносят необходимые сведения <8>;
- его подписывают все члены комиссии <9>;
- документ передают руководителю производственной организации для заверения. По общему правилу акт приемки надо заверить не позже следующего дня после его составления <10>;
- к акту прилагают документы по перечню.

——————————–
<1> п. 6 Положения о приемке товаров по количеству и качеству, утв. постановлением Совмина от 03.09.2008 N 1290 (далее - Положение о приемке товаров).

<2> ч. 1 п. 41 Положения о приемке товаров.

<3> ч. 1 п. 93 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 N 4 (далее - Инструкция N 4).

<4> п. 93 и 98 Инструкции N 4.

<5> подп. 21.1 п. 21 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, уст. постановлением Минюста от 24.05.2012 N 140.

<6> ч. 1 п. 99 Инструкции N 4.

<7> ч. 1 п. 11 Положения о приемке товаров.

<8> п. 40 Положения о приемке товаров.

<9> ч. 1 п. 41 Положения о приемке товаров.

<10> п. 43 Положения о приемке товаров.



Главная Страница